وضع التخطيط الاستراتيجي للجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم بمحافظة جدة رسالة تهدف إلى استخدام التقنيات لزيادة كفاءتها الإدارية وذلك من خلال ميكنة أعمالها الجمعية . من هنا رفعت الجمعية شعار (جمعية بلا ورق) والذي تهدف من خلاله إلى التقليل من استخدام الورق والانتقال إلى التعامل الإلكتروني .
أهداف الإدارة : · تطوير التقنيات والبرامج لميكنة أعمال الجمعية . · توفير الاتصال التقني و تطوير وحماية الشبكة المحلية للجمعية . · صيانة أجهزة الجمعية ومرفقاتها . · تطوير وصيانة مواقع الإنترنت الخاصة بالجمعية . · تقديم الاستشارات التقنية لباقي إدارات الجمعية .
الهيكل الإداري للإدارة : · مدير إدارة تقنية المعلومات · الإحصاء والمعلومات · قسم التشغيل والصيانة · قسم التطوير والبرمجة
أقسام الإدارة : اولاً : التطوير و البرمجة : وهو القسم المسؤول عن تطوير البرامج الخاصة بالجمعية ، خاصة تلك البرامج التي يصعب على شركات البرمجة القيام بها ، ومن أهم هذه البرامج ما يلي : 1- نظام الشؤون التعليمية : وهو نظام استراتيجي بدأ القسم بتنفيذه من غرة محرم 1425هـ والنظام يستخدم تقنيات برامج الويب للتسهيل على مستخدمي البرنامج الاستفادة من إمكاناته الكبيرة . كما أنه يتم تجهيز النظام ليخدم إدارة شؤون المعلمين من حيث القرارات الإدارية الخاصة بهم (التعيين، التكليف.. إلخ) وكذلك من حيث تقارير قياس الأداء . كما أن القسم يقوم بإعداد النظام لخدمة إدارة شؤون الطلاب من حيث تسجيل الأنشطة الصيفية من دورات قرآنية و مقارئ قرآنية .
2 - نظام الاتصالات الإدارية : وهو نظام تم إعداده ليواكب التطور الإداري الحاصل في الجمعية، والنظام يدعم المراسلات الإدارية الإلكترونية دون الحاجة لتداول أوراقها، مما كان له الأثر الكبير في تسهيل الإجراءات بين الإدارات وسرعتها، وتفعيل النظم الإدارية بإمكانات البحث المتقدمة . وقد تم تطبيقه من رمضان 1424هـ ونظراً للفائدة الكبيرة التي جنتها الجمعية من هذا النظام فقد تم تحديثه في عام 1426هـ .
3 - نظام إدارة عمليات المنشأة BPMS : وهذا النظام الذي يتم بناؤه حالياً، ويهدف إلى التحكم في سير العمليات التي تتبع مساراً محدداً، فمثلاً يقوم الموظف بالدخول على النظام و يختار نموذج طلب إجازة جديد، حيث يتأكد النظام من أن رصيد إجازة الموظف في نظام شؤون الموظفين يسمح له بأخذ إجازة، وعند اعتماد الموظف تنتقل الاستمارة (النموذج) إلى مديره لاعتماده أو رفضه. وهكذا يسير النموذج في خطواته الإدارية المرسومة له، وبالتالي فالنظام يتعامل مع المستخدمين، و كذلك مع باقي نظم الجمعية، فيقوم بالاستعلام عن البيانات و تعديلها بحسب مخطط سير العملية .
ثانياً : قسم التشغيل والصيانة : وهو القسم المسؤول عن صيانة أجهزة الحاسب الآلي الموجودة في الجمعية والمكاتب التابعة لها ، كما أنيط بهذا القسم مسؤولية استقرار الشبكة الداخلية للجمعية . ثالثاً : الإحصاء والمعلومات : وهو قسم لا زال تحت التأسيس والهدف منه أن يكون مركزاً لجمع المعلومات الإحصائية المتعلقة بالجمعية، وإعداد التقارير اللازمة لدعم اتخاذ القرار. إنجازات الإدارة : · تطوير برامج الجمعية واعتمادها من قبل الجمعيات الأخرى ، مثل جمعية الرياض و جمعية منطقة مكة المكرمة · ربط القطاعات و مراكز الإشراف و المراكز المسائية ببرامج الجمعية مثل نظام الشؤون التعليمية · تأسيس قاعة انترنت عالية السرعة ، مع فصل خدمة الإنترنت عن الشبكة المحلية . · بناء شبكة محلية متطورة داخل الجمعية ، وربطها بأربعة سيرفرات . · تأسيس قاعة إدخال للشؤون التعليمية بالاستفادة من الأجهزة المخردة .
|
